Решения для успешного бизнеса

Ситуация до внедрения FreshDoc.ru:

Компания имеет разветвленную филиальную сеть и ведет свою деятельность в нескольких субъектах РФ. В главном офисе юристы компании разрабатывают шаблоны договоров. Эти шаблоны передаются в филиалы. На местах сотрудники, используя шаблоны, составляют договоры для каждого конкретного случая. Если договор оформляется на основе утвержденного шаблона, то процедура согласования идет достаточно быстро, при этом круг согласующих лиц небольшой (3-5 человек). Но в 80% случаев условия договора не учитываются в существующих стандартизированных шаблонах. Поэтому договор требует серьезной доработки. Число согласующих лиц увеличивается в несколько раз (до 30 человек). Такой договор считается нестандартным и неизбежно проходит несколько кругов согласования. В результате, значительные временные издержки и трудозатраты существенно повышают стоимость процесса контрактования.

Решение:

Договорная база доработана и перенесена во FreshDoc.ru. На основе предоставленных стандартизированных образцов документов разработаны многовариантные шаблоны. Организована совместная работа: добавлены пользователи, распределены права доступа, выделены каталоги хранения документов для подразделений и отделов. Разработана дополнительная функциональность, сервис FreshDoc.ru внедрен в IT-ландшафт предприятия.

Коробочная версия FreshDoc.ru установлена на корпоративный сервер заказчика. Доступ пользователей, находящихся в разных филиалах, осуществляется через браузеры.

Результат:

На 75% увеличилось использование стандартных форм документов. Сотрудники филиалов организации используют при составлении договоров утвержденные шаблоны. При необходимости, база шаблонов дорабатывается централизовано под контролем юристов головного офиса.

Ускорилась процедура согласования документов, сократился круг согласующих лиц. Результатом внедрения стало уменьшение трудозатрат по поддержанию процесса контрактования на 30%.

Ситуация до внедрения FreshDoc.ru:

Агентство оформляет сделки с недвижимостью на основании нескольких стандартных типов договоров, имеющих огромное количество вариантов. Составлением пакетов документов занимаются агенты. Каждый договор собирается ими из типичных текстовых блоков-заготовок с учетом конкретных условий.

Агентов в компании десять - юрист один. Количество документов, необходимых к оформлению, всегда превышает количество документов, которое физически успевает проверить и утвердить юрист. Возникает своего рода “пробка”, парализующая работу агентов, ожидающих готовности документов. В условиях аврала снижается качество работы юриста, агенты упускают сделки, компания теряет прибыль.

Решение:

Доработаны шаблоны договоров с учетом сложившейся практики агентства: договор купли-продажи, договор аренды, договор дарения, договор займа, договор мены, договор уступки, договор хранения.

В онлайн-сервисе FreshDoc.ru в рамках тарифа FreshDoc.ru Договоры Компания заведен многопользовательский кабинет. Агентам по недвижимости предоставлены права на создание договоров на основе разработанных юристами агентства шаблонов.

Сервис FreshDoc.ru обменивается данными с CRM-системой заказчика.

Хранение и учет документов ведется в едином реестре, настроенном в соответствии с пожеланиями заказчика.

Проведено обучение: для юриста - по созданию и редактированию шаблонов, для агентов - по заполнению договоров в системе.

Результат:

Сократилось время составления пакета документов:

• система сама подбирает нужный вариант формулировки исходя из логики, заложенной юристом;
• агент оформляет пакет документов по сделке при помощи опросного листа в минимальные сроки. Реквизиты заполняются автоматически на основании данных из CRM.

Последующая работа с договорной базой стала эффективнее:

• поиск документа в реестре занимает на порядок меньше времени;
• процедура согласования полностью происходит в режиме онлайн;
• учет и хранение договоров автоматизированы.

Ситуация до внедрения FreshDoc.ru:

В компании двенадцать менеджеров отдела продаж и один юрист. Менеджеры по продажам тратят много времени на утверждение каждого заключаемого договора в юридическом отделе. В компании есть база утвержденных типовых образцов договоров на каждый вид реализуемой доп.услуги. Однако, зачастую типовой договор приходится переделывать под каждый конкретный случай. Для изменения договора менеджеры отдела продаж обращаются к юристу.

Сканы заключенных договоров хранятся в PDF-файлах на компьютере юриста. Поиск электронных версий бумажных документов затруднен.

Объем сделок с клиентами растет. Юрист поглощен рутиной, у него не хватает времени на решение сложных юридических вопросов, требующих высокой концентрации.

Решение:

• Заключен договор на предоставление многопользовательского кабинета по тарифу FreshDoc.ru Договоры Отдел.
• Разработаны шаблоны договоров возмездного оказания услуг (проведение мероприятий, проживание), на основе которых менеджеры могут самостоятельно и быстро составлять договоры.
• Организована совместная работа. Распределены права доступа между менеджерами по продажам, начальником отдела продаж и юристом.
• Хранение документов организовано в реестрах. В карточке электронного документа хранится информация о месте хранения его бумажной версии.
• Обеспечен обмен реквизитами сторон с CRM-системой заказчика.

Результат:

В 90% сделок для составления договора юрист организации не привлекается. Сократилось время на составление документов: менеджеры самостоятельно составляют договоры на оказание услуг. Они просто выбирают необходимые условия в шаблонах, а данные контрагента подставляются автоматически из CRM.

Если случай нестандартный, обсуждение договора с юристом происходит здесь же, в программе.

При необходимости, юрист добавляет новые формулировки и условия в шаблоны договоров, или вносит изменения в текст подготовленного менеджером по продажам договора в режиме онлайн.