Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Делопроизводством в организации занимаются секретари, делопроизводители, офис-менеджеры. Функции персонала закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции. Функции делопроизводителя включают в себя:

• прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, доведение входящей корреспонденции до руководства предприятия, его структурных подразделений;
• прием и регистрацию исходящей корреспонденции, проверку правильности ее оформления и обеспечивает ее оперативную отправку адресатам;
• осуществление контроля документооборота на предприятии;
• организацию работы по учету и хранению документов;
• разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив;
• участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

Кроме сотрудников отдела делопроизводства или канцелярии функции делопроизводителя могут быть закреплены и за другими сотрудниками, например за помощником руководителя.

Кроме того в отдел делопроизводства крупных компаний, отрасль работ которых связана с иностранными компаниями или документами на иностранных языках, могут быть включены переводчики различных категорий. На них также возлагается обязанность ведения документооборота, формирования номенклатуры дел в рамках переведенных документов, и справочной документации на иностранных языках.

Кроме собственно учета и контроля документооборота на секретарей и делопроизводителей по трудовому договору возлагаются также обязанности по обеспечению работоспособности офиса. Обычно под такими задачами подразумевается обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями, прием посетителей офиса, подготовка и организация общественных мероприятий, помощь в работе руководителю предприятия.

В системе представлены следующие договоры, относящиеся к трудовой деятельности финансовых подразделений:

• Трудовой договор с администратором;
• Трудовой договор с делопроизводителем;
• Трудовой договор с офис-менеджером;
• Трудовой договор с переводчиком;
• Трудовой договор с помощником директора;
• Трудовой договор с секретарем-референтом;
• Трудовой договор с секретарем.